In letzter Zeit erreichen mich öfter E-Mails von Schülern, die meist in Ihrer Form etwas verunglückt sind. Manche lassen jede äußere Form vermissen. Andere sind hypergestelzt höflich. Dazu hier einige Hinweise, die nicht Angst machen, sondern helfen sollen. Dennoch: Ein Schüler, der sich mit einer verunglückt-unhöflichen aber ernsten Frage an mich wendet, ist mir sehr viel lieber als einer, der schweigt.
- Verschiedene Sprachformen: Chat, E-Mail, Messengerdienste (z.B. Signal, Threema), Skype usw. sind alles Formen der Kommunikation, bei denen man genau so wie im Alltag überlegen sollte, welche Form wo angemessen ist. Auch wenn es der gleiche Bildschirm ist, auf dem ich arbeite: in einem Freunde-Chat sollte ich mich anders äußern als in einer E-Mail an den Bürgermeister oder im Forum der Karnickelzüchter. Zu meiner Ablehnung von WhatsApp, weil die Nutzung in der Regel illegal ist, vgl. hier.
- Zu jeder Form der partnerschaftlichen Kommunikation gehört in der Regel, dass man sich zu Beginn begrüßt und am Ende verabschiedet. Eine E-Mail ist in diesem Sinne wie ein Brief, an dessen Beginn eine Anrede mit Name und an dessen Ende sinnvoller Weise ein Gruß gehören. Zumindest zeigt dies gegenseitigen Respekt.
- Je nach Distanz und Nähe zwischen beiden Partnern kann man zwischen sehr förmlichen bis kumpelhaften Formulierungen wählen.
- Meine Mutter hat mal gesagt: Im Zweifelsfalle ist eine Spur höflicher immer besser als eine zu wenig. Ein "Sie" zu viel schadet nie - ein "Du", dass der andere als respektlos ansieht, kann ins Auge gehen. Grundsätzlich sollte die schriftliche Kommunikation ruhig immer einen Tick förmlicher als der alltägliche Umgang sein.
- Für die Begrüßung eignen sich u.a. folgende Formen: Sehr geehrte(r) Herr/Frau ... , Guten Tag/Abend Frau .... , Hallo ..., Liebe(r) .... , Hi ..., Gruß ...., Moin ... (usw.);
Mein Favorit ist meist: "Guten Tag" - das ist freundlich und respektvoll ohne zu gestelzt zu wirken. Zudem ist das auch geeignet, wenn gar nicht klar ist, wen man anreden soll. - Verabschiedung: Mit freundlichen Grüßen, Liebe/herzliche/sommerliche Grüße, Bis später ..., Ihnen einen Guten Wochenstart ..., Alles Gute ...., Frohe Weihnachten ..., Guten Durst ....
(hier entscheidet die Situation und man kann kreativ noch etwas Nettes äußern) - Der Betreff: Jede E-Mail braucht unbedingt einen aussagekräftigen Betreff. Dies verringert das Risiko, dass die Mail als Spam eingestuft wird und erleichtert es, unter dutzenden E-Mails von Newslettern usw. schnell erkannt zu werden.
- Sprachstil und Rechtschreibung: Auch dieser hängt wieder sehr davon ab, mit wem kommuniziert wird. Unvollständige Sätze und Abkürzungen wie MfG zeigen, man hat gerade keine Zeit - oder will sie sich nicht nehmen. Zudem bergen Abkürzungen öfter die Gefahr, nicht verstanden zu werden. Die Einhaltung der allgemeinen Regeln der Rechtschreibung und Grammatik zeigen Sorgfalt und erleichtern dem Leser das Verständnis der E-Mail.
- Emoticons können Aussagen noch eine persönliche Note geben, wobei manche Leute solche Spielereien nicht verstehen oder gar nicht leiden können.
- "Bitte" sagen. Wenn man von jemand anderem etwas möchte und kein Vorgesetzter ist, dann sollte es auch sprachlich in einer höflichen Form deutlich werden, dass man um Reaktion bittet und diese nicht etwa bedingungslos erwartet oder gar einfordert.
- "Danke" sagen. Wenn sich jemand die Mühe macht und einen Text verfasst, der einem persönlich weiter hilft, dann kostet es keine halbe Minute, einen kurzen Dank zurück zu schicken. Da darf dann je nach Höflichkeitsbedarf ruhig auch mal der ganze Rest fehlen. Aber jeder freut sich, wenn er weiß, die eigene Mail wurde gelesen und die Mühe hat sich etwas gelohnt. Ich finde oft ein "DANKE :-)" in der Betreffzeile schon völlig ausreichend und viel schöner als Schweigen. Aber das ist Geschmackssache.
- Am Anfang sehr förmlich, später gern kurz. Der große Vorteil von E-Mails ist ihre Schnelligkeit. Deswegen ist eine schnelle Antwort, wo vielleicht Anrede und Gruß entfallen, aber die wichtigen Informationen enthalten sind, manchmal besser, als eine späte, bei der die äußere Form perfekt ist. Die erste eröffnende E-Mail sollte aber immer den oben genannten Kriterien entsprechen, wenn man nicht Gefahr laufen will, als unfreundlich und respektlos angesehen zu werden. Wer damit kein Problem hätte, kann das natürlich alles ignorieren. Jeder hat das Recht, einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Aber es ist sicher nicht dumm zu wissen, wie man das am besten steuert.
Hier noch ein Muster, wie eine erste eröffnende E-Mail an eine(n) Lehrer(in) aussehen könnte.
Guten Tag Frau Musterfrau,
ich würde gern auf ihr Angebot zurückkommen, mir für das Referat Informationen über die Geodäsie zukommen zu lassen. Wir haben schon im Lehrbuch die entsprechenden Seiten gelesen und im Internet recherchiert.
Könnten sie mir bitte sagen, ob der folgende Link eine vertrauenswürdige Quelle ist:
http://www.geodaesie.at
Ich bin mir hier fachlich etwas unsicher und das Impressum enthält auch keine guten Hinweise .
Mit freundlichen Grüßen,
Moni Mustermann
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